Für Versender und Spediteure mit 50 bis 500 Transportrechnungen im Monat
Wir rechnen Ihre Frachtrechnungen nach, Position für Position.
Wer im Monat hundert oder mehr Frachtrechnungen bekommt, schafft es selten, jede Position gegen die vereinbarten Konditionen zu prüfen. Was dabei durchrutschen kann: ein Dieselzuschlag nach dem Index vom Vormonat, Maut auf einer mautfreien Strecke, Zone 3 statt Zone 2 oder eine Pauschale, die in keiner Vereinbarung steht. Wir prüfen jede Position gegen Ihre Konditionen und bereiten die Reklamationen vor. Verschickt werden sie erst nach Ihrer Freigabe. Die Prüfung der letzten zwölf Monate kostet einen Festpreis, danach berechnen wir einen Anteil der Gutschriften, die der Spediteur tatsächlich erteilt. Ob und wie viel bei Ihnen zu viel berechnet wurde, wissen wir vorher nicht. Das zeigt erst die Prüfung der letzten zwölf Monate.
Beispiel mit erfundenen Zahlen. Spediteur, Tarif und Formel gibt es so nicht; der echte Beleg richtet sich nach Ihrem Vertrag.
Geprüft wird gegen Ihre Konditionen
Ihre Konditionsvereinbarung legt fest, wie jeder Betrag auf der Rechnung zustande kommen muss: Grundfracht nach Zone und Gewicht, Dieselzuschlag nach Formel, Maut, Nebenleistungen. Wir erfassen diese Vereinbarungen als Rechenregeln und rechnen damit jede Rechnungsposition nach. Zum Auslesen der PDFs verwenden wir ein Sprachmodell. Das Prüfergebnis selbst wird ausschließlich mit den Rechenregeln ermittelt.
Für manche Positionen enthält die Vereinbarung keine Regel, zum Beispiel für eine Handling-Pauschale. Diese Positionen führen wir getrennt als „unbepreist“ auf, und Sie entscheiden, ob Sie sie akzeptieren. Fehlt auf der Rechnung eine Angabe, die wir zum Rechnen brauchen, etwa die Zone, legen wir Ihnen die Position zur Klärung vor.
Reklamationen bereiten wir mit Begründung und Beleg vor. Sie gehen in Ihrem Namen an den Spediteur, und erst nach Ihrer Freigabe.
Zu jeder geprüften Position gibt es einen Beleg mit den verwendeten Werten, der Regel, dem Tarifstand und dem Ergebnis. Die Belege sind über Prüfsummen miteinander verkettet, sodass eine nachträgliche Änderung auffällt.
Wie das abläuft
- Sie schicken uns Ihre Konditionsvereinbarungen und die Rechnungen der letzten zwölf Monate.Als PDF per E-Mail, EDI-Daten oder XRechnung nehmen wir auch. Vorher schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Zugangsdaten zu Ihren Systemen brauchen wir nicht.
- Wir erfassen die Tarife als Regeln.Grundtarif, Gewichts- und Zonenmatrix, Dieselformel, Maut, Nebenleistungen. Bei unklaren Formulierungen im Vertrag fragen wir bei Ihnen nach.
- Jede Position wird nachgerechnet.Mögliche Ergebnisse: stimmt, zu viel berechnet, zu wenig berechnet, unbepreist, Klärung nötig.
- Sie bekommen die Auswertung.Aufgeschlüsselt nach Spediteur und Fehlerart, mit Beträgen und Belegen.
- Wir schreiben die Reklamationen vor, Sie geben frei.Ohne Ihre Freigabe geht nichts raus.
- Danach prüfen wir jede neue Rechnung, bevor sie bezahlt wird.Auf Wunsch mit einem Freigabevermerk für Ihre Buchhaltung.
Für wen sich das lohnt
Nach unserer Kalkulation lohnt sich die Prüfung ab etwa 250.000 Euro Frachtkosten im Jahr und ab zwei Spediteuren. Darunter steht der Aufwand für das Erfassen der Tarife in keinem Verhältnis zu dem, was zurückkommen kann. Sie brauchen schriftliche Konditionen: Vereinbarungen, Tariftabellen oder zumindest die Angebote der Spediteure. Reicht das, was vorliegt, für eine Prüfung nicht aus, sagen wir Ihnen das nach der ersten Sichtung.
Außerdem brauchen wir bei Ihnen eine Ansprechperson für Rückfragen, am besten die Person, die heute die Frachtrechnungen freigibt. Inkasso übernehmen wir nicht. Erkennt ein Spediteur eine Reklamation nicht an, entscheiden Sie mit Ihren Beratern, wie es weitergeht.
Preis
Historische Prüfung, zwölf Monate
Festpreis zwischen 750 und 1.500 Euro
zzgl. Umsatzsteuer. Der genaue Preis hängt vom Rechnungsvolumen und der Zahl der Spediteure ab. Wir nennen ihn, nachdem wir Ihre Unterlagen gesehen haben und bevor Sie beauftragen.
Enthalten sind Auswertung, Belege und vorbereitete Reklamationen. Die laufende Prüfung können Sie danach beauftragen, müssen es aber nicht.
Laufende Prüfung
35 Prozent der anerkannten Gutschriften
Laufzeit zwölf Monate, keine Grundgebühr. Abgerechnet werden nur Gutschriften, die der Spediteur tatsächlich erteilt hat. Reklamierte, aber abgelehnte Beträge zählen nicht.
Gibt es keine Gutschriften, kostet die laufende Prüfung nichts. Diese Konditionen gelten für unsere ersten drei Kunden.
Wir nehmen zunächst drei Kunden auf
Die Frachtrechnungsprüfung ist ein neues Angebot. Die ersten drei Kunden erhalten denselben Leistungsumfang zu den oben genannten Konditionen. Während der Laufzeit bekommen Sie jede Woche eine kurze Übersicht: geprüfte Positionen, gefundene Abweichungen, reklamierte und anerkannte Beträge, offene Rückfragen.
Grenzen der Prüfung
- Eine bestimmte Ersparnis können wir nicht zusagen. Rechnen Ihre Spediteure korrekt ab, finden wir wenig. Der Festpreis für die historische Prüfung fällt trotzdem an.
- Geprüft wird nur gegen schriftliche Unterlagen. Mündliche Absprachen können wir nicht berücksichtigen.
- Reklamationen gehen in Ihrem Namen und nach Ihrer Freigabe raus. Lehnt der Spediteur ab, klären Sie das mit ihm. Inkasso machen wir nicht.
- Der Prüfbeleg ersetzt weder Buchführung noch Verfahrensdokumentation. Er hält fest, was geprüft wurde, mit welcher Regel und mit welchem Ergebnis. Wie Sie die Belege ablegen, klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.
- Das Erfassen der Tarife ist überwiegend Handarbeit. Jede Regel wird gegengeprüft, bevor wir damit rechnen. Bei fünf Spediteuren planen wir dafür ein bis zwei Wochen ein.
Der Prüfbeleg
Jeder Beleg enthält Rechnungs- und Positionsnummer, die verwendeten Werte, die Regel mit Tarifstand, den vereinbarten und den berechneten Betrag, die Differenz, das Ergebnis und den Zeitpunkt der Prüfung. Außerdem trägt er die Prüfsumme des vorherigen Belegs. Wird nachträglich etwas geändert, stimmt die Kette nicht mehr. Das lässt sich mit einem kurzen Skript nachprüfen, auch von Ihrem Wirtschaftsprüfer oder vom Spediteur.
Sie bekommen die Belege als CSV und JSON. Verarbeitet wird auf Servern in Deutschland, auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags, den wir vor der Übergabe des ersten Dokuments abschließen.
Das Prüfprinzip stammt aus EverHarden Gate, unserer Software zur Kontrolle von KI-Agenten, die Zahlungen auslösen dürfen: Entschieden wird anhand der erfassten Werte, Freitext auf der Rechnung spielt für das Ergebnis keine Rolle. Eine Demo von Gate gibt es auf Englisch.
Fragen und Antworten
Welche Spediteure, welche Verkehrsträger?
Grundsätzlich alle: Stückgut, Ladungsverkehr, KEP, See- und Luftfracht. Voraussetzung ist, dass die Konditionen schriftlich vorliegen.
In welcher Form brauchen Sie die Rechnungen?
PDF per E-Mail reicht, auch gescannt. EDI-Daten und XRechnung sind besser, weil die Werte dort schon strukturiert vorliegen. Werte, die in einem Scan nicht sicher lesbar sind, kennzeichnen wir und klären sie mit Ihnen.
Müssen wir etwas installieren oder anbinden?
Nein. Für die historische Prüfung schicken Sie uns die Dateien. Für die laufende Prüfung genügt eine Weiterleitung der Rechnungsmails an eine Adresse, die wir Ihnen nennen. Eine Anbindung an ERP oder TMS ist möglich, wäre aber ein eigener Auftrag.
Wie lange dauert es?
Bei drei bis fünf Spediteuren rechnen wir mit drei bis fünf Wochen bis zur Auswertung. Die meiste Zeit braucht das Erfassen der Tarife. Einen verbindlichen Termin nennen wir, sobald wir Ihre Unterlagen gesehen haben.
Was passiert mit unseren Daten?
Ihre Unterlagen liegen auf Servern in Deutschland. Vor der Übergabe schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag, nach Vertragsende löschen wir die Daten oder geben sie zurück. Sie werden nicht an Dritte weitergegeben und nicht zum Training von Modellen verwendet.
Wer ist EverHarden?
EverHarden ist ein Einzelunternehmen aus Köln, Inhaber ist Youssef Boukachabine. Wir entwickeln Prüfsoftware für KI-Agenten, die Zahlungen auslösen dürfen. Die Frachtrechnungsprüfung arbeitet nach demselben Prinzip. Anschrift und Telefonnummer stehen im Impressum.
Anfrage
Schreiben Sie uns kurz, wie viele Transportrechnungen im Monat bei Ihnen ankommen, welche Spediteure die wichtigsten sind und ob es Konditionsvereinbarungen gibt. Wir melden uns innerhalb von zwei Werktagen und sagen Ihnen, ob es passt. Den Festpreis nennen wir nach der Sichtung. In der ersten Mail bitte noch keine Rechnungen, Verträge oder Zugangsdaten mitschicken.